از دست رفتن فایل‌های مهم می‌تواند در اثر خرابی هارد، حذف اشتباه اطلاعات، آلودگی به بدافزار، سرقت دستگاه یا حتی یک خطای ساده اتفاق بیفتد. اگر از اطلاعات مهم نسخه پشتیبان داشته باشید، در بسیاری از این شرایط می‌توانید فایل‌های خود را بدون دردسر بازیابی کنید.

تهیه نسخه پشتیبان فقط به معنای کپی کردن چند فایل روی یک حافظه دیگر نیست. برای اینکه پشتیبان‌گیری واقعاً مؤثر باشد، باید نسخه‌ها در محل مناسب نگهداری شوند، به‌صورت منظم به‌روزرسانی شوند و در صورت نیاز امکان بازیابی آن‌ها وجود داشته باشد.

در ادامه با روش‌های مختلف تهیه نسخه پشتیبان از داده‌ها و نکاتی که هنگام انتخاب هر روش باید در نظر بگیرید آشنا می‌شویم.

چرا باید از اطلاعات خود نسخه پشتیبان تهیه کنیم؟

اطلاعات دیجیتال ممکن است در هر لحظه به دلایل مختلفی از دسترس خارج شوند. برخی از رایج‌ترین دلایل عبارت‌اند از:

• خرابی هارددیسک یا حافظه دستگاه
• حذف تصادفی فایل‌ها
• خرابی سیستم‌عامل
• آلودگی به بدافزار یا باج‌افزار
• سرقت یا مفقود شدن لپ‌تاپ و تلفن همراه
• آسیب فیزیکی دستگاه
• خراب شدن فایل‌ها
• اشتباه هنگام نصب یا به‌روزرسانی نرم‌افزارها

اگر فقط یک نسخه از اطلاعات مهم خود داشته باشید، وقوع هر یک از این موارد می‌تواند به از دست رفتن دائمی داده‌ها منجر شود.

به همین دلیل بهتر است فایل‌های مهم همیشه حداقل در یک محل دیگر نیز نگهداری شوند.

برای آشنایی کامل‌تر با مفهوم نسخه پشتیبان و انواع روش‌های بکاپ می‌توانید مقاله «بکاپ چیست؟» را مطالعه کنید.

از چه اطلاعاتی باید نسخه پشتیبان تهیه کنیم؟

لازم نیست همیشه از تمام اطلاعات دستگاه نسخه پشتیبان تهیه شود. ابتدا باید مشخص کنید کدام فایل‌ها برای شما اهمیت بیشتری دارند.

برای مثال:

• اسناد کاری
• فایل‌های مالی
• عکس‌ها و ویدئوهای شخصی
• پروژه‌ها
• فایل‌های آموزشی
• اطلاعات تماس
• فایل‌های نرم‌افزارهای مهم
• فایل‌های آرشیوی
• تنظیمات یا اطلاعات برنامه‌های ضروری

بهتر است اطلاعاتی را که در صورت حذف شدن امکان جایگزینی آن‌ها وجود ندارد، در اولویت قرار دهید.

روش‌های تهیه نسخه پشتیبان از داده‌ها

روش‌های مختلفی برای پشتیبان‌گیری وجود دارد. انتخاب روش مناسب به حجم اطلاعات، میزان اهمیت آن‌ها و نحوه دسترسی شما به اینترنت و تجهیزات ذخیره‌سازی بستگی دارد.

1. تهیه نسخه پشتیبان روی هارد اکسترنال

یکی از ساده‌ترین روش‌ها برای پشتیبان‌گیری، استفاده از هارد اکسترنال است.

در این روش می‌توانید فایل‌های مهم را به‌صورت دستی یا با استفاده از نرم‌افزارهای پشتیبان‌گیری روی هارد ذخیره کنید.

مزایای هارد اکسترنال

• ظرفیت ذخیره‌سازی بالا
• سرعت مناسب انتقال اطلاعات
• عدم نیاز به اینترنت
• هزینه مناسب نسبت به حجم ذخیره‌سازی

معایب

• امکان خرابی یا سرقت
• احتمال آلودگی به بدافزار در صورت اتصال دائمی به سیستم
• نیاز به انجام منظم پشتیبان‌گیری

اگر هارد اکسترنال صرفاً برای پشتیبان‌گیری استفاده می‌شود، بهتر است پس از پایان کار آن را از سیستم جدا کنید.

2. تهیه نسخه پشتیبان روی فلش یا کارت حافظه

برای اطلاعات کم‌حجم می‌توان از فلش یا کارت حافظه استفاده کرد. این روش برای نگهداری تعدادی سند یا فایل مهم مناسب است، اما برای آرشیوهای حجیم گزینه ایده‌آلی محسوب نمی‌شود. همچنین این رسانه‌ها به دلیل اندازه کوچک، بیشتر در معرض مفقود شدن یا آسیب فیزیکی قرار دارند.

3. پشتیبان‌گیری در فضای ابری

در این روش، فایل‌ها روی سرورهای ارائه‌دهنده خدمات ابری ذخیره می‌شوند. مزیت اصلی فضای ابری این است که اطلاعات خارج از دستگاه اصلی نگهداری می‌شوند. بنابراین اگر لپ‌تاپ، کامپیوتر یا تلفن همراه آسیب ببیند، همچنان امکان دسترسی به فایل‌ها وجود دارد.

مزایای پشتیبان‌گیری ابری

• دسترسی از دستگاه‌های مختلف
• نگهداری اطلاعات خارج از محل اصلی
• امکان همگام‌سازی خودکار
• مناسب برای فایل‌های مهم و کم‌حجم

معایب

• وابستگی به اینترنت
• محدودیت فضای رایگان
• هزینه فضای بیشتر
• اهمیت امنیت حساب کاربری

اگر از فضای ابری استفاده می‌کنید، بهتر است:

• یک رمز عبور قوی و منحصربه‌فرد انتخاب کنید.
• احراز هویت دو مرحله‌ای را فعال کنید.
• دسترسی‌های حساب را به‌صورت دوره‌ای بررسی کنید.

4. استفاده همزمان از فضای ابری و حافظه فیزیکی

برای اطلاعات بسیار مهم، بهتر است تنها به یک روش پشتیبان‌گیری وابسته نباشید.

برای مثال می‌توانید:

• یک نسخه روی دستگاه اصلی داشته باشید.
• یک نسخه روی هارد اکسترنال ذخیره کنید.
• یک نسخه دیگر را در فضای ابری نگهداری کنید.

این روش باعث می‌شود در صورت خرابی یا از دست رفتن یکی از نسخه‌ها، همچنان نسخه دیگری در دسترس باشد.

آیا کپی کردن فایل روی همان کامپیوتر کافی است؟

خیر.

اگر فایل اصلی را روی یک درایو یا پوشه دیگر همان کامپیوتر کپی کنید، همچنان هر دو نسخه به همان دستگاه وابسته هستند.

برای مثال در صورت:

• خرابی کامل هارد
• آلودگی به باج‌افزار
• سرقت دستگاه
• آسیب فیزیکی سیستم

ممکن است نسخه اصلی و کپی هر دو از دست بروند.

به همین دلیل بهتر است حداقل یک نسخه از اطلاعات روی دستگاه یا محلی مستقل نگهداری شود.

آیا باید از تمام اطلاعات بکاپ بگیریم؟

این موضوع به اهمیت اطلاعات بستگی دارد.

برای فایل‌هایی که به‌راحتی دوباره قابل دانلود یا ایجاد هستند، ممکن است نیازی به چند نسخه پشتیبان وجود نداشته باشد.

اما برای فایل‌هایی مانند:

• تصاویر خانوادگی
• پروژه‌های کاری
• اسناد مهم
• فایل‌های مالی
• اطلاعات مشتریان
• پایان‌نامه یا تحقیقات

بهتر است بیش از یک نسخه پشتیبان وجود داشته باشد.

هر چند وقت یک‌بار باید نسخه پشتیبان تهیه کنیم؟

زمان مناسب برای پشتیبان‌گیری به میزان تغییر اطلاعات بستگی دارد. اگر روزانه فایل‌های جدید ایجاد یا ویرایش می‌کنید، بهتر است پشتیبان‌گیری نیز با فاصله زمانی کوتاه‌تری انجام شود.

برای مثال:

در صورت امکان بهتر است از پشتیبان‌گیری خودکار استفاده کنید تا فرآیند تهیه نسخه پشتیبان به فراموشی سپرده نشود.

چرا پشتیبان‌گیری خودکار بهتر است؟

یکی از مشکلات اصلی پشتیبان‌گیری دستی این است که ممکن است کاربر انجام آن را فراموش کند. با فعال کردن پشتیبان‌گیری خودکار، سیستم می‌تواند در زمان‌بندی مشخص فایل‌های جدید یا تغییرکرده را ذخیره کند. به این ترتیب احتمال اینکه نسخه پشتیبان شما قدیمی باشد کاهش پیدا می‌کند.

چگونه از نسخه پشتیبان در برابر باج‌افزار محافظت کنیم؟

یکی از خطرهای مهم برای نسخه‌های پشتیبان، باج‌افزار است. اگر هارد یا محل نگهداری بکاپ به‌صورت دائمی به سیستم آلوده متصل باشد، ممکن است فایل‌های پشتیبان نیز رمزگذاری شوند.

برای کاهش این خطر:

• هارد پشتیبان را پس از پایان کار جدا کنید.
• یک نسخه خارج از دستگاه اصلی داشته باشید.
• از فایل‌های مهم در فضای ابری نیز نسخه نگهداری کنید.
• نرم‌افزارها و سیستم‌عامل را به‌روز نگه دارید.
• از باز کردن فایل‌ها و لینک‌های مشکوک خودداری کنید.

قانون 3-2-1 برای نگهداری اطلاعات مهم

یکی از روش‌های شناخته‌شده برای کاهش خطر از دست رفتن اطلاعات، قانون 3-2-1 است.

بر اساس این روش بهتر است:

• 3 نسخه از اطلاعات داشته باشید.
• این نسخه‌ها روی 2 بستر متفاوت ذخیره شوند.
• حداقل 1 نسخه در محلی جدا از نسخه اصلی نگهداری شود.

برای مثال:

• نسخه اصلی روی کامپیوتر
• نسخه دوم روی هارد اکسترنال
• نسخه سوم در فضای ابری

این روش برای فایل‌هایی که از دست رفتن آن‌ها خسارت زیادی ایجاد می‌کند، گزینه مناسبی است.

چگونه مطمئن شویم نسخه پشتیبان سالم است؟

تهیه نسخه پشتیبان پایان کار نیست.

بهتر است هر چند وقت یک‌بار بررسی کنید که:

• فایل‌های جدید در نسخه پشتیبان وجود دارند.
• فایل‌ها قابل باز شدن هستند.
• فضای ذخیره‌سازی کافی وجود دارد.
• فایل‌های مهم حذف نشده‌اند.
• امکان بازیابی اطلاعات وجود دارد.

یکی از اشتباهات رایج این است که کاربران ماه‌ها تصور می‌کنند از اطلاعات آن‌ها پشتیبان تهیه می‌شود، اما هنگام نیاز متوجه می‌شوند نسخه‌ها ناقص یا قدیمی هستند.

بازیابی فایل حذف‌شده

اگر یک فایل به‌اشتباه حذف شده است، قبل از استفاده از نسخه پشتیبان می‌توانید روش‌های ساده‌تر بازیابی را بررسی کنید. برای مثال در ویندوز ابتدا Recycle Bin را بررسی کنید. برخی سیستم‌ها و سرویس‌های ذخیره‌سازی نیز امکان نگهداری نسخه‌های قبلی فایل‌ها را فراهم می‌کنند. اگر فایل در این بخش‌ها وجود نداشت، می‌توانید آن را از آخرین نسخه پشتیبان بازیابی کنید.

تفاوت نسخه پشتیبان با همگام‌سازی چیست؟

همگام‌سازی فایل‌ها با فضای ابری الزاماً همان پشتیبان‌گیری نیست. در برخی سرویس‌ها، اگر فایلی را از دستگاه اصلی حذف کنید، همان فایل از فضای ابری نیز حذف می‌شود. بنابراین برای فایل‌های بسیار مهم بهتر است علاوه بر همگام‌سازی، نسخه‌ای مستقل نیز در محل دیگری داشته باشید.

بهترین روش تهیه نسخه پشتیبان چیست؟

یک روش واحد برای همه مناسب نیست. برای فایل‌های شخصی کم‌حجم، فضای ابری می‌تواند انتخاب مناسبی باشد. برای فایل‌های حجیم مانند تصاویر، ویدئوها یا آرشیوها، هارد اکسترنال معمولاً مقرون‌به‌صرفه‌تر است. برای اطلاعات بسیار مهم نیز بهتر است ترکیبی از چند روش استفاده شود. به‌طور کلی، بهترین راه این است که اطلاعات مهم فقط در یک محل نگهداری نشوند.

جمع‌بندی

تهیه نسخه پشتیبان یکی از ساده‌ترین و مؤثرترین روش‌ها برای جلوگیری از از دست رفتن اطلاعات است. هارد اکسترنال، حافظه‌های قابل حمل و فضای ابری از رایج‌ترین روش‌های پشتیبان‌گیری هستند، اما برای اطلاعات حساس بهتر است از ترکیب چند روش استفاده شود. مهم‌تر از خود بکاپ، منظم بودن پشتیبان‌گیری و بررسی امکان بازیابی اطلاعات است. اگر نسخه‌های پشتیبان قدیمی، ناقص یا غیرقابل بازیابی باشند، در زمان وقوع مشکل چندان کمکی نخواهند کرد.